Dal 14 settembre 2026 la funzione =COPILOT non esiste più in Excel. Lo dice la pagina di supporto Microsoft: era un'anteprima, disponibile solo nei programmi Frontier e Insider, e Microsoft ha deciso di non portarla alla versione definitiva. Chi l'aveva messa in un file di lavoro oggi trova i vecchi risultati ancora lì, ma appena la cella si ricalcola compare #NAME?.

È un caso piccolo, ma utile. Ci ricorda dove l'IA nei fogli di calcolo serve davvero, e dove invece è meglio lasciare il lavoro alle formule.

In 30 secondi

  • La funzione =COPILOT di Excel è stata ritirata il 14 settembre 2026. Al ricalcolo le celle danno #NAME?.
  • Al suo posto c'è il riquadro Copilot in Excel, con modalità modifica, piano e chat.
  • In Fogli Google la funzione =AI lavora ancora dentro la cella, con piani Workspace idonei e alcuni limiti.
  • La regola per l'ufficio: l'IA scrive la formula, la formula fa il conto.

Cosa è successo a =COPILOT

La funzione permetteva di scrivere un'istruzione in una cella, con un intervallo di dati, e ottenere una risposta del modello di IA. Per esempio, riassumere i commenti dei clienti in una colonna. Secondo The Register, era arrivata in anteprima ad agosto 2025 e Microsoft aveva in programma di renderla generale nel 2027. Poi ha cambiato idea: l'IA in Excel passa solo dal riquadro laterale.

Cosa succede ai file che la usavano:

  • I valori già calcolati restano nel foglio, come risultati salvati.
  • Al ricalcolo la cella va in errore con #NAME?, perché Excel non riconosce più la funzione.
  • Le formule che dipendono da quella cella possono andare in errore a catena.

Già nell'annuncio originale Microsoft chiedeva di rivedere e validare i risultati, soprattutto per decisioni e report importanti. Per una PMI la lezione è semplice: una funzione in anteprima non va messa in un file che usano tutti.

Cosa usare oggi in Excel

Al posto della funzione c'è Copilot in Excel, che si apre dall'icona in basso a destra. Le FAQ di Microsoft indicano tre modalità:

  • Modifica: Copilot cambia direttamente la cartella di lavoro su richiesta.
  • Piano: prima propone un piano, poi si decide se modificare.
  • Chat: risponde nel riquadro, senza toccare il file.

Sul fronte licenze serve uno di questi abbonamenti: Microsoft 365 Personal o Family con un piano di crediti AI, Microsoft 365 Premium, un abbonamento commerciale a Microsoft Copilot, oppure un abbonamento business o enterprise idoneo a Copilot Chat. L'italiano è tra le lingue supportate, anche se Microsoft avverte che il modello rende meglio in inglese.

Tre dettagli che contano in ufficio, sempre dalle FAQ:

  • Le modifiche sono visibili a tutti quelli che hanno accesso al file, anche durante la modifica condivisa. Si può annullare o tornare a una versione precedente.
  • La modalità modifica funziona solo con il calcolo automatico attivo nelle opzioni di calcolo.
  • Microsoft stessa sconsiglia di usare Copilot per decisioni in ambiti sensibili come finanza, legale o medico, e chiede di verificare tutto quello che crea.

Cosa offre Fogli Google con =AI

In Fogli Google l'IA dentro la cella esiste ancora. La guida di Google descrive la funzione =AI (o =Gemini) con la sintassi AI("istruzione", intervallo). Serve per generare testo, riassumere, classificare, analizzare il tono di un commento e cercare informazioni aggiornate da Google Search, aggiunte a ottobre 2025.

Serve un piano idoneo, per esempio Workspace Business Standard o Plus, Enterprise Standard o Plus, oppure Google AI Pro o Ultra. I limiti principali indicati da Google:

  • Vede solo i dati che gli passi nell'intervallo, non l'intero foglio né gli altri file su Drive.
  • Non si può annullare: si può solo rigenerare il risultato.
  • Non si può annidare in altre formule, per esempio dentro un SE.
  • Ci sono limiti di generazione: al massimo 350 celle alla volta, e un limite di lungo periodo che blocca per 24 ore.
  • Le risposte sono solo testo.

Il messaggio è chiaro anche qui: è uno strumento per lavorare sul testo dentro il foglio, non per fare i conti.

Dove l'IA aiuta davvero in un foglio di calcolo

Quattro usi che in una PMI si vedono subito, perché un errore salta all'occhio:

  • Classificare testo libero. Causali dei movimenti, motivi dei resi, commenti dei clienti, note dei tecnici. L'IA propone una categoria, una persona controlla.
  • Pulire e uniformare. Nomi di aziende scritti in cinque modi, indirizzi spezzati, unità di misura miste.
  • Scrivere e spiegare formule. "Somma le fatture scadute da più di 60 giorni per cliente" diventa una formula vera, che resta nel file e si può leggere.
  • Capire un file ereditato. Chiedere cosa fa un foglio pieno di formule che ha costruito un collega anni fa.

Dove invece non va usata come fonte del numero: totali, IVA, margini, provvigioni, buste paga. Lì l'IA può scrivere la formula, ma il calcolo lo fa la formula. Così il risultato è sempre lo stesso e chiunque può controllarlo.

Come passare dai vecchi file al metodo giusto

Passo per passo

  1. Cerca =COPILOT nei file condivisi. Usa Trova e sostituisci sulle formule. Se lo trovi, copia i valori che ti servono prima che il foglio si ricalcoli.
  2. Decidi cosa deve restare formula. Ogni numero che finisce in un preventivo, una fattura o un report va calcolato con una formula normale. Chiedi a Copilot o a Gemini di scriverla e leggila prima di usarla.
  3. Sposta il lavoro sul testo nel riquadro o in =AI. Classificazioni, riassunti e pulizie si fanno su una copia del foglio, in una colonna separata, con una persona che controlla.
  4. Prova su 20 righe, poi allarga. Confronta il risultato dell'IA con quello che avrebbe fatto una persona. Se gli errori si vedono e si correggono in fretta, l'uso funziona.

Prima di dare un foglio all'IA

  • Lavori su una copia, non sul file che usano tutti?
  • I dati nel foglio si possono dare a uno strumento esterno, secondo la tua policy interna sull'uso dei chatbot?
  • I numeri importanti sono calcolati da formule che puoi leggere?
  • C'è una persona che controlla il risultato prima che esca dall'ufficio?
  • Sai tornare alla versione precedente del file?

Un esempio per capirci (scenario illustrativo). Un'azienda di ricambi ha un foglio con 2.000 righe di resi e una colonna di note scritte a mano. L'IA classifica le note in cinque motivi, su una copia, e una persona controlla un campione. Il conteggio dei resi per motivo lo fa poi una tabella pivot. L'IA ha fatto il lavoro noioso, il numero finale lo dà Excel.

Quanto costa e da dove partire

Se l'azienda ha già un abbonamento Microsoft 365 business o Google Workspace, conviene controllare cosa è già incluso prima di comprare altro. Il costo vero, come per ogni uso dell'IA, è il tempo per provare e controllare. Lo abbiamo spiegato in AI per PMI: costi reali 2026.

Per scegliere su quale foglio partire vale lo stesso metodo del primo processo da automatizzare: un'attività che si ripete, fatta di testo, dove l'errore si vede. Se stai decidendo tra assistenti diversi, il nostro Test Lab ChatGPT vs Claude su tre workflow PMI mostra come confrontarli sullo stesso compito. E se vuoi una prova strutturata, c'è la guida al PoC AI in 14 giorni senza lock-in.

Cosa resta aperto

  • Le funzioni cambiano in fretta. Quello che oggi è in un piano o in una lingua, domani può spostarsi. Prima di costruire un processo su una funzione di IA, controlla che non sia in anteprima.
  • Il modello dietro Copilot può cambiare. Le FAQ Microsoft dicono che Copilot in Excel usa sia modelli GPT di OpenAI sia Claude di Anthropic, e che per Claude l'amministratore deve abilitare Anthropic come sub-responsabile. Chi gestisce la privacy in azienda deve saperlo.

Conclusione

Lo stop di =COPILOT non è un dramma, ma è un buon promemoria. L'IA nei fogli di calcolo è utile per il lavoro sul testo e per scrivere formule che nessuno ha voglia di scrivere. I numeri che contano, invece, li calcola la formula. Se parti da zero, il quadro completo è nella guida pratica all'AI per PMI.